Przykłady obiegu dokumentów w księgowości
Program księgowy online mKsiegowa.pl posiada możliwość przechowywania dokumentów w wersji elektroniczej.
Na przykładzie faktur zakupów przedstawiamy kilka rozwiązań obiegu dokumentów między biurem rachunkowym i klientami biura.
Wariant 1: Przesyłanie skanów faktur zakupu emailem do biura rachunkowego
Charakterystyka: klienci przesyłają skany faktury zakupu emailem do księgowości.
- Przygotowanie obiegu dokumentów po stronie biura rachunkowego:
- założenie skrzynki email dedykowanej do przesyłania faktur na dowolnym serwerze pocztowym
- skonfigurowanie dostępu do skrzynki email w programie wg instrukcji
- pracownik biura rachunkowego przygotowuje w programie mKsiegowa.pl schematy księgowań dla wszystkich rodzajów zakupów według instrukcji
- Praca z obiegiem dokumentów:
- Klient wysyła fakturę zakupu na podany adres email jako skan (załącznik do emaila); w emailu opisane zostaje do jakiej pozycji budżetowej przyporządkowana jest faktura
- pracownik biura rachunkowego księguje fakturę zakupu do bufora na podstawie skanu, wg instrukcji
Wariant 2: Klienci sami wprowadzają faktury zakupu i dołączają skany dokumentów
Charakterystyka: Większość pracy z wprowadzaniem dokumentów jest po stronie klienta.
- Przygotowanie obiegu po stronie biura rachunkowego
- pracownik biura rachunkowego przygotowuje w programie schematy księgowań dla wszystkich rodzajów zakupów według instrukcji
- Praca z obiegiem dokumentów:
- Klient wprowadza faktury zakupu do programu mKsiegowa.pl według instrukcji, korzystając z przygotowanych schematów księgowych
- Klient dołącza skan dokumentu według powyższej instrukcji
- pracownik biura sprawdza zbiorczo wszystkie księgowania i zamyka dziennik (po zaksięgowaniu pozostałych dokumentów), według instrukcji
Wariant 3: Klienci sami wprowadzają do programu zamówienia zakupu lub potwierdzenia wykonania usług przez dostawców oraz przesyłają skany faktur zakupu
Charakterystyka: Dwustopniowa kontrola obiegu dokumentów
- Przygotowanie obiegu po stronie biura rachunkowego jak dla wariantu 1 i 2
- Praca z obiegiem dokumentów:
- Klient wprowadza zamówienie zakupu lub potwierdzenie wykonania usługi do programu mKsiegowa.pl według instrukcji:
- Klient wysyła fakturę zakupu na podany adres email jako skan (załącznik do emaila); w emailu opisane zostaje do jakiego zamówienia lub potwierdzenia wykonania usługi jest przyporządkowana ta faktura
- pracownik biura rachunkowego sprawdza wprowadzony dokument i księguje go jako zakup wg instrukcji