Księgowanie wynagrodzeń

Księgowanie wynagrodzeń - PIT 11

Ustalanie zapisów na kontach wynagrodzeń

W niniejszym artykule na temat "księgowanie wynagrodzeń" omawiamy kwiestię ustalania zapisów na kontach wynagrodzeń w uzgodnieniu z wystawionymi informacjami o dochodach.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, do końca lutego jednostka musi sporządzić i przekazać podatnikowi (pracownik, zleceniobiorca, itp.) oraz urzędom skarbowym (właściwym wg miejsca zamieszkania podatnika) informację PIT 11 o uzyskanych dochodach przez podatników oraz pobranych zaliczkach.

 

Informacja PIT 11

W informacji PIT 11 wykazuje się m.in. takie pozycje jak:

  • przychód,
  • koszty uzyskania przychodu,
  • dochód,
  • zaliczkę na podatek,
  • składki na ubezpieczenie społeczne,
  • składki na ubezpieczenie zdrowotne.
 

Księgowanie zobowiązań wobec pracowników

Wszystkie zobowiązania względem pracowników z tytułu wynagrodzeń na podstawie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych powinny być zaewidencjonowane na kontach rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń.

Koszty wynagrodzeń powinny zostać zaksięgowane po stronie winien kont wynikowych (kosztowych).

 

Ewidencja potrąceń od wynagrodzeń

Podobnie, ewidencji podlegają potrącenia takie, jak:

  • składki na fundusz ubezpieczeń społecznych,
  • składki na fundusz zdrowotny,
  • pobrane zaliczki na podatek dochodowy.

Jak z powyższego wynika, na kontach kosztowych, po stronie winien, powinny widnieć zapisy dotyczące kosztów wynagrodzeń brutto. Taka sama kwota powinna zostać zaewidencjonowana po stronie Ma konta 230.

Wszystkie potracenia, w tym z tytułu składek ZUS, podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie zdrowotne, księgujemy zapisem Wn konto 230/ Ma konta 225, 220.

Jeśli zapisy na kontach prowadzone są w sposób przejrzysty, prowadzona jest odpowiednia analityka to nie powinno być większego problemu ze sprawdzeniem poprawności wystawionych PIT 11 z zapisami księgowymi.

 

Weryfikacja poprawności PIT 11

Zakładając, że jednostka wypłaca pracownikom jedynie wynagrodzenia z umów o pracę, oraz wszystkie wynagrodzenia zostały wypłacone terminowo, suma przychodów z deklaracji PIT 11 powinna być równa zapisom na koncie kosztów wynagrodzeń oraz sumie rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń.

 

Inne świadczenia

Przedsiębiorstwa często wypłacają inne świadczenie podlegające opodatkowaniu, jak np. ryczałty za korzystanie z prywatnego samochodu, zasiłki chorobowe, bony świąteczne, zapomogi itp.

W takiej sytuacji należy poddać analizie również zapisy na kontach odzwierciedlające te zdarzenia.

 

Wynagrodzenia wypłacone

Oczywiście, w informacji PIT 11 wykazujemy tylko przychody wypłacone (lub postawione do dyspozycji pracownika) oraz potrącone zaliczki na podatek.

Może się zdarzyć, co jest częsta praktyką, że wynagrodzenia są wypłacane w miesiącu następnym lub nie zostały wypłacone w ogóle. Koszty takie powinny zostać zaksięgowane jako koszty bilansowe i ich suma nie będzie odzwierciedlała sumy kwot z PIT 11. Warto jednak wyodrębnić je na oddzielnych kontach dla przejrzystości i ułatwień przy sporządzeniu chociażby rocznego zeznania podatkowego.

Nawet, jeśli nie są wyodrębnione konta księgowe, prowadzona powinna być ewidencja pozabilansowa niewypłaconych wynagrodzeń.

 

Podsumowanie

Reasumując, suma przychodów wykazana na informacji PIT 11 powinna być równa kwocie wynagrodzeń i innych wypłaconych podatnikom przychodów zapisanych na odpowiednich kontach księgowych.

W podobny sposób warto sprawdzić poprawność zapisów na koncie rozliczeń podatku dochodowego od wynagrodzeń. Suma pozycji dotycząca pobranych zaliczek przez podatnika powinna być uzgodniona z zapisami na koncie 220. Suma obrotów po stronie Ma powinna przedstawiać wielkość potrąconych zaliczek. Oczywiście podobnie jak przy uzgadnianiu przychodów tak i tu mogą się zdarzyć pozycje dotyczące niewypłaconych wynagrodzeń. Każdorazowa należy poddać analizie saldo i sprawdzić jego zgodność. Poprawność zapisów na tym koncie dobrze przeprowadzić już w momencie sporządzania deklaracji PIT4R. W większości przypadków, suma zaliczek pobranych wykazanych w PIT 4R oraz wykazanych w PIT 11 będzie taka sama.

Jeżeli wyodrębniono oddzielne konta analityczne do ewidencji funduszu ubezpieczeń społecznych w podziale na należne od pracownika i pracodawcy, w łatwy sposób będzie można sprawdzić czy odpowiadają zapisom zawartym w informacji PIT 11.