Zamykanie Dziennika

Zamykanie Dziennika

Zamykanie Dziennika znajduje się w module Księgowość -> Pielęgnacja programu księgowego online mKsiegowa.pl.

Zasada działania

Zamknięcie dziennika dokonuje się przez określenie daty, przed którą użytkownicy programu nie mogą nic zmieniać (kasować, czy modyfikować dokumenty). Jednocześnie program numeruje w sposób ciągły wszystkie dokumenty zapisane do tej daty włącznie, spełniającym tym samym wymogi Ustawy o Rachunkowości.

Zamknięcie dziennika jest niezależne od Zamknięcia roku podatkowego, które również blokuje wprowadzanie dokumentów.

Zamykanie Dziennika

Po wywołaniu funkcji na ekranie pojawia się aktualnie ustawiona data zamkniętego okresu, jak na przykładowym ekranie:

Zamknięcie dziennika dokonuje się przez wpisanie daty końca kolejnego okresu. Zamknięcie powoduje, że wszystkie wprowadzone dokumenty księgowe przed podaną datą zostają uporządkowane i zapisane w dzienniku. Ponadto program określa numer dziennika dla każdego dokumentu. Jednocześnie zablokowana zostaje możliwość edycji zamkniętych dokumentów oraz dopisywania nowych przed tą datą.

Zamknięcie miesiąca

Koncepcja "bufora"

Zaimplementowana organizacja wprowadzania dokumentów księgowych w programie mKsiegowa.pl pozwala na realizację koncepcji "bufora" dokumentów, w której dokumenty można wprowadzać i modyfikować do momentu wprowadzenia ich do dziennika.

Jednocześnie program umożliwia drukowanie wszelkich zestawień z księgi głównej, zawierających nie zamknięte dokumenty, zaznaczając je na zestawieniach tak, aby uwidocznić, że nie zostały jeszcze wprowadzone do dziennika.

Przykład

Aby zamknąć kolejny miesiąc (np. luty) należy w polu Data końcowa zamykanego okresu wybrać ostatni dzień lutego (np. 28/02/2011) i kliknąć Zamknij okres. Po takiej operacji można wprowadzać dokumenty tylko z datą od 1 marca.

Uwagi

• wprowadzanie dokumentów sprzedaży i zakupu, które są księgowane na kontach księgi głównej (WZ, PZ, faktury, dokumenty magazynowe itd.) również zostaje zablokowane z datą wystawienia wcześniejszą lub równą dacie zamknięcia okresu;
• dokumenty sprzedaży i zakupu, które nie są księgowane na kontach księgi głównej (oferty, zamówienia) nie podlegają mechanizmom zamknięcia okresu. Program pozwala wprowadzać tego typu dokumenty ze wsteczną datą;
• dokumenty, które nie zostały jeszcze zamknięte mają w polu Numer dziennika znak "-" lub numer kolejny w nawiasach kwadratowych [ ]; numer dziennika dokumentu należącego do nie zamkniętego okresu może ulegać zmianie;
• jest możliwość ponownego otwarcia dziennika, jeżeli użytkownik posiada takie uprawnienia - wystarczy cofnąć datę i kliknąć Zamknij okres. Jeżeli podczas zamykania miesiąca powstał dokument przeksięgowania VAT, może być konieczność jego usunięcia.

Przeglądanie dokumentów w dzienniku

W funkcji Dziennik Księgowań widoczne są przede wszystkim dokumenty nie należące do zamkniętego okresu.

Aby zobaczyć również dokumenty dziennika należące do zamkniętego okresu należy kliknąć Pokaż zamknięte.