Import faktur sprzedaży
W programie mKsiegowa.pl dostępna jest możliwość importu 'paczki' faktur sprzedaży z plików tekstowych typu CSV i JPK_VAT. Pliki takie można przygotować np. przy pomocy programu Excel.
Prosimy o kontakt w przypadku, gdy opcja importu nie jest widoczna w menu Twojego programu.
Uwaga: program importu faktur nie obsługuje gospodarki magazynowej. Faktury z pozycjami kartoteki zapisane jako Towar lub Produkt nie są importowane.
Sposób importu plików JPK_VAT
Sposób konfiguracji importu
Pliki JPK_VAT posiadają jedynie informację wartościową na temat faktur, więc przyjęliśmy następujący sposób umożliwiający ich zaksięgowanie:
-
dla każdej stawki VAT należy przygotować w kartotece pozycję z odpowiednimi ustawieniami:
- 730-1-23% dla stawki 23%
- 730-1-8% dla stawki 8%
- 730-1-5% dla stawki 5%
- pozycje powinny mieć ustawiony Typ = Usługa
Sposób działania importu plików JPK_VAT:
-
analizowane są dane kontrahentów na podstawie numeru NIP:
-
jeżeli kontrahent o określonym numerze NIP nie istnieje, program dopisuje go do kartoteki na podstawie analizy pierwszego znacznika:
- dla znaczników K_15 do K_20 tworzony jest kontrahent krajowy
- dla znaczników K_12 lub K_21 tworzony jest kontrahent UE
- dla znaczników K_11 lub K_22 tworzony jest kontrahent poza UE
- NIP może zawierać jedynie litery i cyfry; inne znaki są pomijane;
- jeżeli kontrahent o podanym NIP istnieje, wówczas faktura jest zapisywana dla tego kontrahenta;
- wszyscy nowi kontrahenci tworzeniu są z walutą PLN;
-
sposób wyboru konta rozrachunkowego:
- kontrahnentom krajowym przypisywane jest konto należności na podstawie wartości w polu Konto należności dla kontrahentów krajowych
- kontrahentom UE i poza UE przypisywane jest Konto należności dla kontrahentów zagranicznych
-
jeżeli kontrahent o określonym numerze NIP nie istnieje, program dopisuje go do kartoteki na podstawie analizy pierwszego znacznika:
-
program wczytuje faktury:
- krajowe (znaczniki K_15 do K_20)
- WDT (znaczniki K_12 lub K_21)
- exportowe (znaczniki K_11 lub K_22)
-
dokumenty posiadające ujemną kwotę program traktuje jako korekty:
- krajowe (znaczniki K_15 do K_20)
Uwagi:
- Korekty WDT i exportowe nie są w obecnej wersji księgowane - dokumenty są ignorowane.
- Plik JPK_VAT nie powinien zawierać więcej niż 3000 dokumentów
Sposób importu plików CSV
Importu faktur sprzedaży dokonuje się na podstawie 2 plików, z których:
- pierwszy zawiera nagłówki faktur
- drugi zawiera pozycje wszystkich faktur
Na ekranie importu należy podać lokalizację 2 plików tekstowych zawierających faktury oraz wybrać prefix numeru ewidencyjnego faktur sprzedaży.
Format plików CSV
Pliki należy przygotować wg następujących reguł:
- wszystkie liczby powinny być zapisane z kropką oddzielającą część dziesiętną
- daty zapisywane w formacie RRRR-MM-DD
- jeżeli klient nie zostanie znaleziony w kartotece, wówczas nastąpi dopisanie kontrahenta do kartoteki na podstawie danych importowanych z pliku. Podczas importu danych program wyszukuje kontrahenta wg numeru NIP. Podczas porównania NIPu wczytanego z pliku z numerami NIP w kartotece program eliminuje wszystkie znaki poza cyframi. Dla nowych kontrahentów zapis NIP w kartotece następuje w formacie podanym w pliku.
- interfejs nie uwzględnia faktur korygujących
- puste wiersze są pomijane
- dokument nie powinien zawierać znaków innych niż 7-bitowe znaki ASCII oraz polskie znaki w wybranym formacie
Uwaga:
- Pliki CSV nie powinny zawierać więcej niż 1000 dokumentów
Format pliku CSV nagłówków faktur
Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
---|---|---|---|
1 | nr dok | varchar(20) | Numer dokumentu. Każda faktura sprzedaży musi posiadać unikalny numer. Pole jest używane do skojarzenia odpowiednich wierszy faktury w pliku pozycji faktur z nagłówkiem. |
2 | nazwa kontrahenta | varchar(60) | Nazwa kontrahenta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece - klient jest dopisywany z tą nazwą. |
3 | NIP | varchar(25) | NIP klienta. Używane do identyfikacji klienta w kartotece. Jeżeli NIP nie istnieje w kartotece kontrahent zostanie dodany. |
4 | adres1 | varchar(60) | Pierwsza linia adresy kontrahenta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. |
5 | adres2 | varchar(60) | Druga linia adresy kontrahenta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. |
6 | waluta | varchar(3) | Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. Nowy klient zostanie dodany do kartoteki z walutą określoną w tym polu. Waluta musi istnieć w tabeli walut. Uwaga: pole kurs_waluty musi być wypełnione. |
7 | grupa podatkowa | varchar(60) | Identyfikator grupy podatkowej klienta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. Należy wybrać odpowiednią grupę podatkową z listy, np. Kontrahent krajowy, Export/Import, Kontrahent UE |
8 | numer korekty | varchar(60) | Pozostawić puste - będzie wykorzystane w przyszłych implementacjach. |
9 | komentarz | tinytext(0 – 256 znaków) | Komentarz - zostanie umieszczony w polu Opis faktury. |
10 | data faktury | date | Data wystawienia faktury |
11 | data sprzedaży | Z tą datą zostanie zapisany dokument WZ wygenerowany automatycznie do tej faktury | |
12 | data płatnosci | date | Data płatności faktury |
13 | data VAT | date | Data, z jaką faktura zostanie zapisana w rejestrze VAT |
14 | kurs waluty | double | Kurs waluty dla faktur w walucie obcej; dla klientów w PLN podać wartość = 1. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. |
15 | wartość | double | Całkowita wartość faktury brutto. Pole jest ignorowane. |
16 | kod magazynu | varchar(20) | Kod magazynu należy podać dla towarów. Należy podać kod określony w konfiguracji magazynów. Kody magazynów można zobaczyć w zakładce Magazyny-->konfiguracje magazynów |
Format pliku CSV pozycji faktur
Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
---|---|---|---|
1 | nr_dok | varchar(20) | Numer dokumentu. Dla wszystkich wierszy określonej faktury pole musi mieć identyczną zawartość, jak pole nr_dok w pliku nagłówków. |
2 | nr kartoteki | varchar(20) | Kod towaru (od wersji 3.3 programu) lub usługi. Kod musi istnieć w kartotece. W przypadku towarów, w magazynie musi byc dostępna odpowiednia ilość towaru. W przeciwnym razie faktura nie zostanie zaimportowana. |
3 | cena_netto | double | cena jednostkowa netto. Wartość dodatnia. Jeżeli faktura jest zapisywana w walucie obcej, program zapisuje pozycję faktury z wartością w tej walucie. Księgowanie faktury nastąpi z przeliczeniem według kursu waluty z pola kurs_waluty |
4 | kwota_VAT | double | Kwota podatku VAT. W obecnej wersji programu pole jest ignorowane - wartość VAT na fakturze jest obliczana na podstawie przedmiotowej stawki VAT ustawionej w kartotece oraz podmiotowej stawki VAT kontrahenta. |
5 | ilość | double |
Import plików CSV
Po kliknięciu Wczytaj plik program najpierw sprawdza poprawność pliku i prezentuje jego zawartość na ekranie.
W kolejnych wierszach prezentowane są na przemian klienci (wiersze ciemniejsze) i faktury (wiersze jaśniejsze).
W prawej kolumnie pojawiają się komunikaty:
- informacja, czy klient został znaleziony w kartotece klientów
- informacja o poprawności danych dotyczących faktury
Po kliknięciu Import danych faktury zostaną wczytane.
UWAGA: W przypadku dodania nowego klienta do kartoteki klientów, cennik sprzedaży zostanie wprowadzony zgodnie z cennikiem domyślnym. Domyślny cennik sprzedaży konfigurowany jest na ekranie Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej
Przykład plików CSV
Przykład pliku nagłówków:
FV1/2018;nazwa-firmy;123456789;adres1;adres2;PLN;Kontrahent krajowy;;komentarz;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;1;246;DEF FV2/2018;firma-import;987654321;adres1;adres2;USD;Export/Import;;komentarz;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;3.2;246;DEF
Przykład pliku pozycji faktury:
FV1/2018;d1;200;46;1 FV2/2018;d2;100;23;1 FV2/2018;d3;100;23;1
Pliki z powyższego przykładu należy importować z następującymi opcjami:
- Pomiń nagłówki nie zaznaczone
- Ogranicznik tekstu = apostrof
- Separator danych = średnik