Jak skonfigurować wydruk e-faktury

Wydruk faktury

Poszczególne elementy wydruku faktury można skonfigurować w opcjach programu. Poniżej pokazana jest standardowa postać wydruku oraz wyjaśnienia, gdzie należy skonfigurować poszczególne jej elementy.

Własne formatki faktury sprzedaży

Faktura po angielsku

Aby wystawić fakturę po angielsku należy w kartotece klienta ustawić język, w którym wydrukowana zostanie faktura (obecnie dostępne to polski i angielski). Sposób konfiguracji faktury po angielsku. Na fakturze w wersji angielskiej można drukować angielskie nazwy towarów wpisane w kartotece towarowej.

Wzór faktury VAT

Faktura przed wydrukiem jest zapisywana w formacie pdf.

1. Dane wystawcy faktury konfigurujemy w module Ustawienia -> Ustawienia ogólne, w polach:
   • Nazwa (do wydruków)
   • Adres
   • Siedziba
   • Adres email
   • NIP/PESEL
   • Logo firmy - można umieścić graficzne logo firmy na fakturze; więcej na temat logo poniżej
   • Uwaga - w nagłówku jest 6 wierszy tekstu i nagłówek faktury należy skonfigurować tak, by tekst nie nakładał się na linię oddzielającą nagłówek od reszty faktury
    
2. Dane nagłówkowe faktury:
   • Data wystawienia – wpisywana jest w nagłówku faktury podczas jej wystawiania
   • Faktura Nr – ciągi numeracyjne faktury (może być ich wiele) ustawiamy w Ustawienia -> Ustawienia formularzy. Ostatecznie numer ustalamy podczas wprowadzania faktury.
    
3. Pole Nabywca pobierane jest z danych kontrahenta:
   • adres można zmienić w polu Adres do Faktury ustawiony w kartotece kontrahenta, dla którego wystawione jest faktura,
   • nazwę można zmienić w polu Nazwa siedziby głównej w kartotece.
   • w przypadku używania oddziałów klientów w programie, nazwa może być zmienina w polu Nazwa oddziału, a adres w polu Adres oddziału w kartotece Oddziałów klienta

4. Adres w polu Miejsce dostawy wprowadzany jest podczas wystawiania faktury. Jeżeli wcześniej był wprowadzony dokument WZ, wówczas adres dostawy jest kopiowany z tego dokumentu. Jeżeli wprowadzamy fakturę bez wcześniejszego dokumentu WZ, wtedy program pobiera adres z pola Adres oddziału

5. Drugi nagłówek faktury:
   • Identyfikator dokumentu można wprowadzić podczas wystawiania faktury (nie jest to konieczne)
   • Dokument Wystawił – w tym miejscu wpisywana jest nazwa użytkownika, który wprowadza fakturę. Nazwę użytkownika może zmienić administrator programu w module Ustawienia -> Użytkownicy systemu
   • NIP kontrahenta przepisywany jest z kartoteki kontrahenta. Moduł Sprzedaż -> Klienci Dodawanie Edycja
   • Data Sprzedaży jest wpisywana taka, jak data wystawienia. Jeżeli wcześniej był wprowadzony dokument WZ, wówczas data sprzedaży jest kopiowana z tego dokumentu. Nie ma możliwości wpisania innej daty sprzedaży niż data wystawienia, jeżeli wystawiana jest faktura sprzedaży bezpośrednio, z pominięciem WZ dokumentującego dostawę towaru lub wykonanie usługi w programie
   • Data Płatności wprowadzana jest podczas wystawiania faktury sprzedaży.
    
6. Tekst faktura okresowa za okres ... pojawia się automatycznie dla faktur okresowych (masowych) wystawianych w programie. Dla zwykłych faktur tekst o dowolnej treści można wpisać podczas wprowadzania faktury.
   
    
7. W stopce faktury mogą pojawić się 2 wiersze:
   • Nazwa banku oraz numer rachunku bankowego – moduł Księgowość -> Konfiguracja kont rozliczeniowych. Numer rachunku można wybrać podczas wprowadzania faktury sprzedaży.
   • Dowolny tekst w dolnej części faktury – można go ustawić w module Ustawienia -> Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej. Konfigurować można w tym miejscu ok. 5 wierszy stałego tekstu (w zależności od ustawionych marginesów drukarki), które można wykorzystać na przykład do umieszczenia podpisów na fakturze.
    
8. W polu Dokument Wystawił pojawia się imię i nazwisko operatora programu. Dane te można zmienić w Użytkownicy programu.
   
    
9. W polu Identyfikator dokumentu pojawia się tekst wpisany na fakturze w polu Numer dodatk..
10. Możliwość wyłączenia drukowania kodów usług i towarów. Można to zmienić w module Ustawienia -> Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej. 

Dodatkowe elementy, które można umieścić na wydruku faktury:

• Paypal: dodatkowo na wydruku faktury można skonfigurować link do serwisu płatności elektronicznych Paypal.com.
• Podsumowanie wagi sprzedawanych towarów - podsumowanie pojawia się automatycznie, jeżeli towary mają wpisaną wagę w kartotece towarowej.
• Warunki dostawy Incoterms - o ile są wpisane przy wprowadzaniu faktury.

Logo na fakturze

• przygotować plik graficzny w formacie JPG lub PNG; można do tego użyć na przykład programu Paint
• wysokość obrazka powinna być między 200 - 400 pixeli
• obrazek powinien mieć na dole odpowiedni margines tak, aby zachować odstęp od nazwy firmy
• szerokość obrazka należy dobrać tak, aby graficznie pasował do faktury

• zaznaczyć opcję Usuń logo firmy i kliknąć klawisz Aktualizuj.
• w polu Nowe logo firmy wybrać odpowieddni plik i ponownie kliknąć klawisz Aktualizuj.

Przykładowe wzory faktur. Faktura po angielsku

Wzór faktury może się różnić, w zależności od rodzaju faktury. Poniżej podajemy kilka typowych formatek:

• wzór faktury VAT PLN w cenach netto
• wzór faktury exportowej po angielsku
• więcej wzorów faktur