Szybkie księgowanie


Co to są wzorce szybkiego księgowania?

Wzorce księgowe ułatwiają w programie księgowym online mKsiegowa.pl częste i powtarzalne księgowania.Przygotowane wcześniej wzorce pozwalają na natychmiastowe wprowadzanie PK, operacji bankowej lub określonego zestawu księgowań dla faktury kosztowej.

Typowy sposób wykorzystania wzorców to polecenie księgowania typu amortyzacja, podział kosztów na rodzaje działalności, czyli przeksięgowanie „czwórek” na „piątki” itd.

W obecnej wersji nie ma możliwości tworzenia wzorców księgowania z zapisem do rejestru VAT.


1.  Sposób użycia wzorców

Aby użyć tej funkcji w programie mKsiegowa.pl należy rozpocząć od zdefiniowania wzorców.Wzorce definiuje się w pozycji menu Księgowość -> Wzorce Szybkiego Księgowania

Wykorzystanie wzorców odbywa się w poszczególnych funkcjach progamu księgowego, w zależności od typu wzorca.

 
Typ wzorca Gdzie wykorzystujemy
Pozycje Dziennika Księgowość -> Dokumenty Księgowe
Wpłata Bankowa Księgowość -> Wpłaty
Wypłata Bankowa Księgowość -> Wypłaty
Faktura/Korekta Dostawcy Księgowość -> Faktura do dostawy
Księgowanie równoległe Księgowość -> Księgowanie równoległe
 

2.  Definiowanie wzorców szybkiego księgowania

Wzorce szybkiego księgowania definiuje się w funkcji Księgowość -> Wzorce Szybkiego Księgowania.Tworząc nowy lub edytując istniejący wzorzec określa się szablon księgowania.

W każdym wzorcu określa się następujące parametry:

  • Typ wzorca (wpłata bankowa, wypłata bankowa, pozycje dziennika, faktura/korekta dostawcy). Typ wzorca określa gdzie wzorzec zostanie wykorzystany.
  • Skąd będzie pobierana księgowana kwota. Aby określić skąd będzie pobierana kwota należy ustawić przełącznik „Względem salda”. Kwota może być podczas księgowania z danego szablonu określona dwojako:
    • względem aktualnego salda określonego konta (Względem salda = Tak)
    • może być to pewna stała kwota lub kwota określana wprost w trakcie księgowania (Względem salda = Nie)

W zależności od sposobu pobierania kwoty do księgowania określa się kilka dodatkowych parametrów.Przy księgowaniu na podstawie salda określonego konta (Względem salda = Tak) należy podać jak ma być obliczane saldo:

  • miesięczne (z ostatniego miesiąca)
  • roczne (z ostatniego roku)

Saldo jest obliczane za okres od dnia księgowania wstecz (za ostatni miesiąc lub rok).

W kolejnym parametrze należy określić z którego konta będzie obliczane saldo.
Przy księgowaniu określonej kwoty (zwaną dalej „kwotą bazową”) należy podać parametry:

  • nazwa kwoty (nazwa ta będzie wyświetlana podczas księgowania na podstawie szablonu); domyślna nazwa tej kwoty to „kwota bazowa”
  • domyślna wartość kwoty, która będzie księgowana; program wyświetli tą kwotę podczas księgowania na podstawie tego wzorca, ale także pozwoli ją zmienić

Dla każdego wzorca należy poniżej określić wiersze polecenia księgowania. Wiersze ustawia się dolnej części ekranu. Dla wzorca można określić dowolną liczbę wierszy szablonu.

 

3.  Rodzaje wierszy szablonu

Wiersze szablonu wzorca mogą być następującego typu:

  • Kwota
Program wprowadzi do dokumentu księgowania wiersz z określoną kwotą przypisaną do konta po stronie Wn. Kwota ze znakiem minus spowoduje przypisanie kwoty po stronie Ma. Można ustawić domyślną kwotę w szablonie wzorca, którą oczywiście można zmodyfikować podczas księgowania na podstawie tego szablonu.
  • % części bazy
Program wprowadzi do dokumentu księgowania wiersz z określonym procentem od kwoty bazowej (podanej na początku księgowania według tego wzorca). W takim wierszu należy określić procent kwoty. Dodatnia wartość procenta umożliwi księgowanie kwoty po stronie Wn, a ujemna wartość spowoduje umożliwi księgowanie kwoty po stronie Ma. Jak w każdym przypadku wyliczoną z procenta kwotę będzie można w trakcie księgowania zmienić
  • % części zaokrąglonej bazy
Program wprowadzi do dokumentu księgowania wiersz z określonym procentem od kwoty bazowej (podanej na początku księgowania według tego wzorca) z zaokrągleniem do pełnych złotych.
  • Kwota, pomniejsz bazę/Kwota powiększ bazę
Program wprowadzi do dokumentu księgowania wiersz z określoną kwotą przypisaną do konta po stronie Wn. Równocześnie kwota zostanie odjęta od/dodana do kwoty bazowej określonej na początku księgowania według tego wzorca. Można ustawić domyślną kwotę w szablonie wzorca, którą oczywiście można zmodyfikować podczas księgowania na podstawie tego szablonu.
  • Reszta kwoty
Program wprowadzi do dokumentu księgowania wiersz z kwotą wynikającą z działań matematycznych (dodawanie i odejmowanie) od kwoty bazowej wcześniej wprowadzonych wierszy szablonu.
  • Podatek
Podatek może być obliczany od kwoty bazowej w brutto lub od netto. W wyniku działania baza może pozostać bez zmian, może być zmniejszona o obliczoną kwotę lub zwiększona. W obecnej wersji podatek nie oznacza zapisu w rejestrze VAT.
 

4.  Kwota bazowa

Tabelka pokazuje wszystkie możliwe składniki szablonu oraz obrazuje w jaki sposób zmienia się kwota bazowa przy poszczególnych składnikach szablonu.W trzeciej kolumnie tabeli podany jest przykład obliczenia reszty kwoty dla 2 wierszy szablonu księgowania:

  • pierwszy wiersz jest typu określonego w pierwszej kolumnie niniejszej tabeli,
  • drugi wiersz jest typu „reszta kwoty”
 
Typ składnika Jak zmienia się kwota bazowa Przykład obliczenia reszty kwoty
Kwota Kwota bazowa nie zmienia się Kwota bazowa = 1000, Kwota w pierwszym wierszu = 100, w drugim wierszu księgowania reszta kwoty będzie wynosiła 1000
Kwota, pomniejsz bazę Kwota bazowa zmniejsza się o kwotę określoną dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, Kwota w pierwszym wierszu = 100, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 – 100 = 900
Kwota, powiększ bazę Kwota bazowa zwiększa się o kwotę określoną dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, Kwota w pierwszym wierszu = 100, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 + 100 = 1100
% części bazy Kwota bazowa nie zmienia się Kwota bazowa = 1000, % części bazy = 100%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000
Kwota w % bazy, pomniejsz bazę Kwota bazowa zmniejsza się o kwotę wynikającą z obliczenia zadanego procentu kwoty bazowej dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, % Kwota = 30%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 – (1000 * 30%) = 700
Kwota w % bazy, powiększ bazę Kwota bazowa zwiększa się o kwotę wynikającą z obliczenia zadanego procentu kwoty bazowej dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, % Kwota = 30%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 + (1000 * 30%) = 1300
Podatek od netto Kwota bazowa nie zmienia się Kwota bazowa = 1000, Podatek = 23%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000
Podatek od netto, pomniejsz bazę Kwota bazowa zmniejsza się o kwotę wynikającą z obliczenia zadanego podatku od kwoty bazowej dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, Podatek = 23%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 - (1000 * 23%) = 770
Podatek od netto, powiększ bazę Kwota bazowa zwiększa się o kwotę wynikającą z obliczenia zadanego podatku od kwoty bazowej dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, Podatek = 23%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 + (1000 * 23%) = 1230
Podatek w brutto Kwota bazowa nie zmienia się Kwota bazowa = 1000, Podatek = 23%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000
Podatek w brutto, pomniejsz bazę Kwota bazowa zmniejsza się o kwotę wynikającą z obliczenia zadanego podatku od kwoty bazowej dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, Podatek = 23%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 - (1000*23%/(100%+23%)) = 813
Podatek w brutto, powiększ bazę Kwota bazowa zwiększa się o kwotę wynikającą z obliczenia zadanego podatku od kwoty bazowej dla tego wiersza szablonu Kwota bazowa = 1000, Podatek = 23%, reszta kwoty będzie wynosiła 1000 + (1000*23%/(100%+23%)) = 1187

Tak przygotowane wzorce pozwalają na przygotowanie najbardziej powtarzalnych księgowań. W trakcie księgowania niezbędne jest podanie jedynie kwot lub odpowiednie zmodyfikowanie wierszy polecenia księgowania.

 

5.  Przykład

Proste rozksięgowanie kosztów z 4 na 5

Definiujemy wzorzec jak na rysunku:

Użycie wzorców księgowych w mKsiegowa.pl
Rys.1 Definiowanie wzorca

Po wejściu do „Pozycje dziennika” wybieramy zdefiniowany wzorzec, określamy kwotę bazową i klikamy „Dodaj”.Program automatycznie stworzy tyle wierszy księgowania ile zostało określonych we wzorcu. Przed zaksięgowaniem można zmodyfikować wiersze (zmieniając konta lub kwoty) używając ikonki Zmień.
Można również kasować wiersze i dodawać nowe.

Poniżej pokazano przykład dokumentu księgowania, który powstał na podstawie zdefiniowanego wcześniej wzorca. W podanym przykładzie miesięczne saldo konta 403-3 wynosiło 120 zł. Zostały utworzone 2 wiersze w poleceniu księgowania. Pierwszy wiersz zawiera 30% salda konta 403-3. Drugi wiersz zawiera resztę kwoty, czyli 120 zł - 36 zł = 84 zł.

 
Użycie wzorców księgowych w mKsiegowa.pl
Rys.2 Użycie wzorca
 

6.  Więcej przykładów

Przedstawiamy w naszym poradniku przykłady typowych księgowań zdarzeń gospodarczych, które można uprościć za pomocą wzorców: