Przygotowanie faktury okresowej
1. Wprowadzenie
Faktura okresowa (zwana też fakturą masową, lub rekurencyjną) jest narzędziem, które automatyzuje proces fakturowania w programie księgowym online mKsiegowa.pl. Warto je stosować w przypadku wielokrotnego wystawianych faktur dla konkretnego kontrahenta lub grupy kontrahentów, w kolejnych okresach czasu.
Faktury okresowe (masowe) stosuje się najczęściej w przypadku:
- świadczenia usług płatnych za pomocą abonamentu,
- rozliczania czesnego w szkołach i na uczelniach,
- fakturowania za czynsz i media.
Faktury okresowe mogą być wystawiane jako:
Program księgowy mKsiegowa.pl pozwala również na pół-automatyczne rozliczenie wpłat za faktury masowe za pomocą:
- systemów płatności internetowych;
- płatności masowych związanych z indywidualnymi numerami rachunków bankowych nadawanymi klientom.
2. Przygotowanie danych klientów
Faktury okresowe można przygotować i wystawiać dla:
- pojedynczych klientów
- dla grup klientów.
Konfiguracja faktury okresowej dla grupy klientów ma sens wtedy, gdy pewna grupa klientów otrzymuje fakturę masową według tego samego wzorca i w tym samym dniu. Można zdefiniować dowolną liczbę grup klientów.
3. Przydzielenie klienta do grupy
Przydziel klienta do wybranej grupy w następujących krokach:
1. Sprzedaż -> Klienci Dodawanie/Edycja
2. Wybierz klienta z listy
3. Wybierz odpowiednią grupę sprzedaży
4. Aktualizuj dane
Uwagi:
- faktura okresowa utworzona dla grupy klientów zostanie wystawiona dla całej grupy. Jeżeli nie chcesz, aby faktura została wygenerowana dla określonego klienta, przydziel mu inną grupę.
- listę klientów dla każdej grupy możesz zobaczyć w Raporty sprzedaży -> Zestawienie Danych Klientów; wybierz Filtr = Grupy Sprzedaży i wybierz grupę, dla której chcesz sprawdzić listę klientów
4. Faktura okresowa - konfiguracja
Aby używać faktury okresowe, należy je wcześniej skonfigurować. Konfiguracja jest dostępna w module Sprzedaż-> Pielęgnacja -> Faktury Okresowe - Konfiguracja.
Dwie metody konfiguracji umożliwiają dostosowanie sposobu wystawiania faktur okresowych do określonego modelu sprzedaży:
- konfiguracja prosta, w której możemy na fakturze umieścić pojedynczą pozycję;
- konfiguracja zaawansowana, w której, za pomocą wzorca faktury, możemy umieścić dowolną liczbę pozycji faktury.
5. Wystawianie faktur okresowych
Faktury wystawia się w module Sprzedaż -> Faktura Okresowa. Wcześniej przygotowaną fakturę możesz wystawić klikając ikonkę Generuj Faktury 
po prawej stronie.
Jeżeli ikonka Generuj Faktury nie pojawia się przy fakturze okresowej to oznacza, że faktura za bieżący okres została już wygenerowana. Ikona pojawi się, jeżeli bieżąca data będzie większa niż data w kolumnie Następna faktura. W szczególnych przypadkach datę tą można zmienić w ekranie Faktura Okresowa - konfiguracja.
Faktury czekające na wystawienie są zaznaczone kolorem pomarańczowym.
Po kliknięciu ikonki program pozwoli sprawdzić ilość generowanych faktur oraz opis, który zostanie umieszczony na każdej fakturze. Ekran ma postać:
UWAGI:
- system księgowy mKsiegowa.pl nie wystawia faktury bez ingerencji użytkownika, a jedynie generuje faktury na podstawie zdefiniowanych schematów. Po kliknięciu ikony Generuj Faktury przy wybranej pozycji faktury zostaną wygenerowane dla danego klienta lub grupy klientów;
- faktury mogą zostać skonfigurowane jako faktury VAT, rachunki nie zawierające podatku lub faktury pro-forma; konfiguracja zależy od ustawień grupy podatkowej wybranej w konfiguracji faktury okresowej;
- dla faktur gotówkowych nie są generowane dokumenty płatności KP;
6. Wyliczanie cen na fakturach
Podczas wystawiania faktur okresowych program oblicza ceny na fakturach dla poszczególnych klientów wg następującego algorytmu:
- cena jest pobierana z cennika ustawionego w kartotece klienta; program sprawdza, czy cennik posiada zapisaną cenę w walucie klienta dla pozycji kartoteki określonych w zamówieniu wzorcowym,
- jeżeli w cenniku cena nie jest ustawione program sprawdza, czy cennik bazowy (ustawiony w Ustawieniach ogólnych) posiada zapisaną cenę w walucie klienta,
- jeżeli klient ma zdefiniowaną walutę i cena w tej walucie nie została określona w cenniku, lecz jest wpisana w cenniku cena w PLN, wówczas program przeliczy cenę,
- jeżeli brak jest cen w cennikach, pobierana jest cena z zamówienia wzorcowego,
- program próbuje wyliczyć cenę z kosztu nabycia danego towaru po uwzględnieniu współczynnika w ustawieniach ogólnych.
7. Drukowanie i wysyłka emailem
Po wystawieniu, program księgowy online mKsiegowa.pl zaproponuje wydrukowanie, lub wysłanie wygenerowanych faktur emailem do klientów.
Kliknij najpierw na link Drukowanie faktur okresowych, aby sprawdzić, czy utworzyły się poprawnie. Potem kliknij na link Wysyłanie Emailem faktur okresowych. Wszystkie faktury zostaną wysłane na adresy email klientów.
Format wydruku faktury może mieć 2 postacie:
- standardowa postać wydruku faktury
- wydruk faktury masowej zawierającej formularz wpłaty; sposób konfiguracji płatności masowych obejmuje ustawienie formatu wydruku oraz indywidualnych rachunków bankowych drukowanych na fakturze
8. Dopisek na fakturze
Program tworzy na każdej fakturze, w polu Uwagi dopisek składający się z:
- stałego tekstu ustawianego dla każdego klienta
- oznaczenie okresu w nawiasach
W kartotece klienta można ustawić stały tekst dla każdego klienta:
W module Ustawienia -> Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej można wprowadzić domyślny tekst dla nowo tworzonych klientów.