Aktywa i Pasywa

Rozdział niniejszy jest poświęcony bardzo istotnym zagadnieniom księgowym każdej firmy, jakim są aktywa i pasywa. Pojęcia te składają się na drugie najważniejsze sprawozdanie z działalności firmy zwane bilansem.

W pewnym uproszczeniu, konieczność sporządzenia bilansu odróżnia pełną księgowość spółki handlowej od księgowości zwanej Książką Przychodów i Rozchodów. W Książce Przychodów i Rozchodów, która jest formą prowadzenia rachunkowości obowiązującej działalność gospodarczą i spółki cywilne (do pewnej wysokości obrotów), bazuje się na rejestracji przychodów i kosztów. Pełna księgowość pozwala dodatkowo na raportowanie bilansu.

Aktywa

Definicja jest następująca: Aktywa, to kontrolowane przez jego firmę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jego firmy określonych korzyści ekonomicznych.

Podajmy kilka przykładów aktywów:

• Pan Marek zdecydował się zakupić licencję na oprogramowanie przydatne do budowy nowego serwisu internetowego; niewątpliwie licencja ta staje się aktywem firmy; jeżeli, na dodatek, okres użytkowania jest dłuższy niż rok, wówczas licencja będzie zaliczała się do aktywów trwałych
• Pan Marek zakupił urządzenie biurowe niezbędne do rozpoczęcia działalności; tutaj będziemy mówili najprawdopodobniej o aktywach rzeczowych, o ile wartość urządzenia przekracza określoną wartość
• Pan Marek wraz ze wspólnikami wnieśli środki finansowe na działalność firmy; środki te znajdują się na rachunku bankowym firmy i zaliczają się do aktywów finansowych
• firma wystawiając fakturę za wykonaną usługę będzie oczekiwała zapłaty od kontrahenta; zdarzenie takie nazywane jest należnością i zalicza się do aktywów

Przedpłaty

Czasami zdarza się, że firma zmuszona jest wpłacić określoną kwotę na poczet określonej usługi, która zostanie zrealizowana w przyszłości. W przypadku pana Marka była to przedpłata za udział w konferencji, gdzie zamierza on zareklamować swoją innowacyjną usługę.

Taka przedpłata najczęściej zalicza się do aktywów, dopóki usługa nie zostanie wykonana. Po konferencji firma otrzyma fakturę i wówczas dopiero zostanie przeniesiona z aktywów do kosztów.

Pasywa

Przejdźmy teraz do pasywów, które na pierwszy rzut oka są trochę trudniejsze do opanowania. Najkrócej mówiąc Pasywa to źródła pochodzenia środków gospodarczych, czyli źródła finansowania wskazujące „kto” wyposażył jednostkę gospodarczą w odpowiednie środki gospodarcze.

Aby przybliżyć pojęcie pasywów podajmy kilka przykładów:

• Kapitał zakładowy spółki jest pojęciem wprowadzonym w umowie spółki; zalicza się do pasywów, gdyż wskazuje źródła finansowania aktywów firmy do czasu osiągnięcia pierwszych przychodów. Zatem źródłem pochodzenia kapitału są obowiązkowe, jednorazowe wpłaty wspólników na rzecz spółki.
• Firma zamierza zakupić usługi informatyczne niezbędne do uruchomienia serwisu internetowego; zobowiązanie finansowe w stosunku do kontrahenta wynikające z zakupu zalicza się również do pasywów, natomiast sama usługa staje się kosztem.

Pojęcie pasywów jest na tyle istotne, że poświęcamy osobny rozdział na 2 główne składniki:

• zobowiązania
• kapitały własne

Bilans

Wyjaśniamy teraz kolejne, kluczowe sprawozdanie finansowe firmy – bilans. Pokazuje on aktywa i pasywa w określonym momencie czasu. Mamy tu więc do czynienia ze sprawozdaniem, które wykonywane jest na określony dzień, a nie za okres czasu.

Bilans, w odróżnieniu od Rachunku Wyników, zawiera informację o stanie majątkowym i jej sytuacji finansowej danym momencie.

Bilans sporządza się obowiązkowo na zakończenie roku obrotowego, lecz nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprawdzać sytuację finansową firmy w dowolnym innym momencie. W szczególności, porównanie bilansów sporządzonych w dwóch kolejnych momentach czasowych (na przykład na początku i końcu miesiąca) pozwala przyjrzeć się, czy następuje poprawa, czy pogorszenie stanu majątkowego firmy. Bilans odzwierciedla w szczególności stan należności, które powinny być utrzymywane na poziomie odpowiadającym działalności firmy.

Firma pana Marka uzyskuje stałe przychody z abonamentu za usługi świadczone w internecie. Jeżeli liczba klientów nie ulega istotnym zmianom, a termin płatności za usługi jest taki sam dla wszystkich klientów i wynosi 30 dni, to poziom należności powinien być podobny w pierwszym dniu każdego miesiąca i nie powinien przekraczać kwoty miesięcznych przychodów firmy.

Zasada ostrożnej wyceny

Zwróćmy uwagę, że o ile koszty raz zaksięgowane rzadko ulegają zmianom, o tyle aktywa oraz pasywa mogą z biegiem czasu zmieniać swoją wartość. Aktywa wycenia się po kosztach nabycia lub wytworzenia.

Pan Marek wie już, że napisane oprogramowanie dla serwisu internetowego ma określoną wartość, którą oblicza się zasadniczo, jako sumę kosztów poszczególnych składników, w tym zakupionych usług programistycznych oraz licencji.

Art. 7 ust. 1 – 2 Ustawy o Rachunkowości podkreśla, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy uwzględnić z biegiem czasu:

• zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również

dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne;
• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;
• rezerwy na znane ryzyka, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Jeżeli w firmie pan Marka zdecydowano się zmienić architekturę, i w miejsce zakupionych, licencjonowanych programów zastosowano tańsze moduły lub biblioteki, wówczas zasada ostrożnej wyceny może wskazywać na konieczność umorzenia wartości zbędnych składników, a przez to uwzględnienie w bilansie, po stronie aktywów niższej wartości niematerialnej – oprogramowania serwisu internetowego.

W skrócie zasada ostrożnej wyceny może prowadzić do niższej wyceny aktywów w kolejnych latach.

Środki trwałe

Wspomnieliśmy już o aktywach trwałych takich, jak budynki, maszyny, środki transportu, wartości niematerialne i prawne, licencje, czy programy komputerowe. Nie wszystkie aktywa trwałe jednak muszą powiększać bilans firmy. Cześć aktywów o niskiej wartości można umorzyć w całości od razu. Powyżej jednak pewnej wartości mamy do czynienia ze środkami trwałymi, które podlegają okresowej amortyzacji.

Amortyzacja

Aktywa wchodzące w skład bilansu firmy takie, jak wyposażenie powyżej określonej wartości, pojazdy, nieruchomości i inne podlegają rutynowej redukcji wartości zwanej amortyzacją.

Amortyzacja związana jest z tzw. cyklem życia każdego składnika aktywów. Jeżeli pan Marek zakupił do swoje firmy serwery komputerowe o wartości na tyle wysokiej, że zaliczają się do środków trwałych, to może określić ich cykl życia. Przyjmuje się, że na przykład amortyzacja komputerów może przebiegać w tempie 25% rocznie, co oznacza, że po 4 latach wartość księgowa (czyli wartość w aktywach) komputera będzie równa zero.

Amortyzacja jest więc przeniesieniem pewnej części wartości środka trwałego z aktywów do kosztów.

Jeżeli wartość serwera w firmie pana Marka wynosi 10 000 zł, a cykl życia to 4 lata, wówczas co roku pan Marek przeksięguje 2500 zł z aktywów do kosztów. Oznacza to, że po roku wartość serwera w aktywach będzie wynosiła 7500 zł, a całkowite koszty w pierwszym roku używania serwera do generowania przychodu wzrosną o 2500 zł.

Pan Marek zastanawia się więc, czy wartość aktywów trwałych w bilansie jego firmy odpowiada rynkowej wartości tych aktywów i nie jest zdziwiony, gdy pada odpowiedź negatywna. Wartość środka trwałego w określonym roku to jego wartość początkowa pomniejszona o dokonane wcześniej amortyzacje i może być zasadniczo różna od jego wartości rynkowej.

Przykładowo rynkowa wartość serwera komputerowego może być po roku dużo niższa niż 7500 zł.

Należy zauważyć, że niektóre aktywa trwałe, jak grunty nie podlegają amortyzacji oraz są raportowane w bilansie według ich początkowej wartości nawet, jeżeli ich wartość rynkowa wzrosła dwukrotnie.

Bilans po stronie aktywów może nie zawierać również pewnych atrybutów firmy, które na rynku osiągają czasami nawet sporą wartość. Na przykład w bilansie firmy Apple nie było Steve Jobsa, chociaż stanowił on ogromną wartość dla tej korporacji.

W programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl można na bieżąco podglądać bilans firmy na dowolny dzień. Można podglądać, jakie dokumenty składają się na konkretny składnik bilansu. Można też skonfigurować Bilans dla zorganizowanej części przedsiębiorstwa.   W programie można przygotowywać również bardziej zaawansowane sprawozdanie Bilansu.