Wprowadzanie faktur zakupu przesłanych na skrzynkę pocztową

Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl pozwala na odbieranie poczty elektronicznej z załącznikami oraz wprowadzanie na ich podstawie faktur zakupu.


Przeznaczenie

Faktury zakupu są często przesyłane do działu księgowości przez pracowników lub kontrahentów. Polskie przepisy pozwalają na przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej. Podatnik ma prawo naliczać VAT od faktur odebranych i przechowywanych online.

Aby usprawnić proces gromadzenia i przechowywania faktur zakupu program posiada możliwość odbierania skanów faktur oraz ich księgowania.

Faktury mogą być przesyłane do programu w szczególności z:

  • dowolnego programu poczty elektronicznej ze skanem faktury przesłanym jako załącznik
  • z tableta za pomocą poczty elektronicznej - przesłanie sfotografowanej faktury

Przygotowanie

  1. Na potrzeby tej funkcjonalności zalecamy założyć osobne konto pocztowe, np. na darmowym serwerze.
  2. Należy skonfigurować parametry skrzynki pocztowej w module Ustawienia.

Wprowadzanie faktur zakupu

  • w module Zakupy wejść do Faktury VAT przesłane na mbox
  • na ekranie powinny pojawić się odebrane wiadomości, jak na rysunku
efaktura z tableta
  • kliknij na link w kolumnie Załączniki; powinno otworzyć się nowe okienko z podglądem załącznika; uwaga: należy skonfigurować program do otwierania dokumentów określonego typu; najczęściej wystarczy program do podglądu plików typu pdf, jpg, gif oraz png
  • za pomocą ikony faktura elektroniczna z tableta wejdź do wprowadzania faktury zakupu

Dla wygodnego wprowadzania faktury zalecamy ustawienie 2 okienek obok siebie, jak na poniższym rysunku:

efaktura, faktura elektroniczna
  • po ponownym wejściu do Faktury VAT przesłane na mbox możesz zaznaczyć fakturę jako wprowadzoną - kliknij checkbox po prawej stronie oraz kliknij klawisz Wprowadzone
  • aby zobaczyć faktury oznaczone jako "Wprowadzone" kliknij checkbox Pokaż wprowadzone
  • faktury wcześniej oznaczone jako wprowadzone możesz ponownie oznaczyć jako "niewprowadzone"
  • emaile można usuwać; emaile usuwane są w takim przypadku ze skrzynki pocztowej (mailbox)

Załączanie skanu do faktury

Po wprowadzeniu faktury, skan na podstawie którego faktura była wprowadzona, zostaje automatycznie dołączony do dokumentu księgowego.

Podgląd skanu jest możliwy w wielu miejscach w programie, jeżeli opcja Archiwum elektroniczne jest włączona w programie.

W szczególności, skan faktury można wyszukać i zobaczyć: