Program księgowości online mKsiegowa.pl posiada możliwość podłączania skanów do dokumentów księgowych. Rozwiązanie takie pozwala na wygodne przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej, zamiast papierowej.
Uwaga: aby włączyć moduł, prosimy o kontakt z administratorem.
1. Opcje archiwum elektronicznego
Po włączeniu modułu archiwum elektronicznego, w programie pojawiają się dodatkowe opcje.
1.1 Dodawanie załączników
Po wprowadzeniu każdego dokumentu typu faktura, dokument księgowy, itd., na ekranie pojawia się opcja Dodaj załącznik, jak na przykładowym ekranie poniżej:
Rys. 1. Dodawanie załączników do wprowadzonej faktury
1.2 Podgląd załączników
Na ekranie podglądu księgowania transakcji pojawia się dodatkowy link Pokaż załącznik, o ile jakiś załącznik został wcześniej dołączony. Księgowania dokumentów można zobaczyć na przykład w Dzienniku Księgowań.
Rys. 2. Podgląd załączników
1.3 Podgląd załączników dołączonych do transakcji
W module Ustawienia dostępna jest pozycja menu Dołączanie Kopii Dokumentów, która pozwala również zobaczyć załączniki dołączone do wcześniej wprowadzonych transakcji.
W górnej części ekranu wybierz typ transakcji, aby wyświetlić wszystkie podłączone wcześniej załączniki:
Rys. 3. Podgląd załączników
W tabelce dostępne są opcje:
- podgląd transakcji w kolumnie nr
- zmiana pliku załącznika poprzez kliknięcie ikonki
- podgląd pliku załącznika poprzez kliknięcie ikonki
- możliwość ściągnięcia pliku załącznika na dysk lokalny poprzez kliknięcie ikonki
- kasowanie pliku załącznika poprzez kliknięcie ikonki
1.4 Dołączanie załączników do wcześniej wprowadzonych transakcji
W dolnej części ekranu, w opcji Dołączanie Kopii Dokumentów, można podłączyć dodatkowe załączniki podając wewnętrzny numer transakcji dla wybranego powyżej typu transakcji:
Rys. 4. Dodawanie dodatkowych załączników
Sposób postępowania jest następujący:
- trzeba wcześniej ustalić numer systemowy transakcji dla wybranego typu
- wpisać numer systemowy w polu Nr Transakcji
- dołączyć plik z dysku
- można dodać opis załącznika w polu Nazwa
Dołączanie dodatkowych załączników w opcji Dołączanie Kopii Dokumentów, w module Ustawienia jest rozwiązaniem "awaryjnym", które należy stosować w przypadku, gdy skany (załączniki) nie zostały dołączone od razu, podczas wprowadzania transakcji w programie.
2. Uwagi
- całkowita pojemność dyskowa dołączonych plików może podlegać ograniczeniom, w zależności od wykupionego abonamentu;
- podstawowa możliwość podłączenia występuje po wprowadzeniu dokumentu księgowego, na dodatkowym ekranie; podobnie jest dla faktur zakupu, sprzedaży i innych dokumentów;
- podgląd załączników dostępny w ekranie podglądu księgowania dokumentu; najłatwiejszy dostęp do załączników jest poprzez Dziennik Księgowań;
- załączanie faktur zakupu można usprawnić poprzez wprowadzanie ich bezpośrednio ze skrzynki pocztowej; w tym celu niezbędne jest założenie dedykowanej skrzynki pocztowej i jej odpowiednie skonfigurowanie w programie;
- dodawać można kilka plików do jednej transakcji;
- dodawane pliki mogą być dowolnego typu;
- domyślna, maksymalna wielkość załącznika to 3MB; administrator programu może zwiększyć dopuszczalną wielkość załączników; w tym celu prosimy o kontakt.