Tutaj możesz utworzyć podrejestry dla głównych rejestrów w programie, a także określić format numeracji w ramach każdego typu dokumentu. Funkcja dostępna jest w menu Ustawienia programu księgowego online mKsiegowa.pl.
Sposób użycia
Przy wprowadzaniu dokumentu (np. faktury sprzedaży) program podpowiada numer wg wzoru określonego w Numeracji dokumentów. Użytkownik może zmienić w dokumencie numer na inny niż sugerowany. Jeżeli w dokumencie zostanie wprowadzony numer już istniejący, wówczas program zablokuje użycie takiego numeru.
Wzór numeracji
Wzór numeracji może składać się z następujących elementów:
- sekcji numeru podanych w nawiasach klamrowych {}
- dodatkowych znaków wpisanych poza nawiasami (np. prefiksów)
- liczba zer określa format numeru dokumentu; np. {000} to numer 3-cyfrowy
- sekcję miesiąca oznacza się przez {MM}; numer miesiąca jest wyznaczany na podstawie daty dokumentu, podczas jego wprowadzania
- sekcję roku oznacza się przez {YY} lub {YYYY}
- sekcji numeru użytkownika oznaczona przez {UU}
Elementy numeracji mogą występować w dowolnej kolejności. Jedynym elementem, który należy koniecznie umieścić w numeracji jest numer dokumentu {00}.
Numeracja paragonów
Przy korzystaniu z funkcji wystawiania Paragonów niezbędne jest ustawienie osobnej numeracji w następujący sposób:
- Typ Transakcji = WZ/Paragon
- Prefiks Numeracji = PAR/
- Opis - dowolny
- Wzór numeracji: musi zawierać sekcję {P}, która jest wykorzystana do wpisania w numerze paragonu kolejnej drukarki fiskalnej skonfigurowanej w programie; parametr {P} w numerze ewidencyjnym paragonu będzie zawierał numer wewnętrzny (systemowy) punktu sprzedaży
Przykład numeracji paragonów:
- PAR/{P}/{000}/{MM}/{YY}
- przykładowy numer ma postać: PAR/1/001/04/15
Przykłady wzorców numeracji
- {000}/{YY} - 3 cyfrowy numer dokumentu oraz 2 cyfrowy rok rozdzielone znakiem /
- {00}/{MM}/{YY} - 2 cyfrowy numer dokumentu, 2 cyfrowy numer miesiąca oraz 2 cyfrowy rok, rozdzielone znakiem /
- FS-{YY}-{MM}-{000} - numer w styczniu 2015 będzie miał postać FS-15-01-001
- PK{UU}{YY}{MM}{00} - numer w styczniu 2015 dla użytkownika o numerze 02 będzie miał postać PK02150101
Pod-rejestry
Dla każdego typu dokumentu można również definiować pod-rejestry z osobnymi prefixami numeracji. Prefix numeracji dodawany jest zawsze przed numerem.
Na przykład, jeżeli prefix numeracji zawiera znaki P/, a format numeru to {000}/{YY}, wtedy numer pierwszego dokumentu w roku 2013 będzie miał postać P/001/13
Można zdefiniować kilka pod-rejestrów dla każdego typu dokumentów. Najczęściej przygotowuje się w programie kilka podrejestrów faktur sprzedaży. Przykładowa konfiguracja pod-rejestrów sprzedaży:
- K/ - pod-rejestr faktur wystawianych dla kontrahentów krajowych
- Z/ - pod-rejestr faktur wystawianych dla kontrahentów zagranicznych
Ustawienie więcej niż jednego pod-rejestru dla danego typu dokumentu powoduje automatyczne pojawienie się selektora pod-rejestru przy wprowadzaniu dokumentu. Przykład dla ekranu wprowadzania faktur sprzedaży na poniższym ekranie:
.Dodawanie pod-rejestru
Dopisywanie nowych pod-rejestrów dokonuje się poprzez kliknięcie Dodaj nowy u dołu strony.
Zmienić można dowolny ciąg numeracji poprzez kliknięcie 
.
Domyślny ciąg numeracyjny dla faktur sprzedaży
Każdy użytkownik może mieć osobny ciąg numeracyjny (pod-rejestr) faktur sprzedaży. Można to ustawić w konfiguracji Puntów Sprzedaży.
Przykład ustawienia domyślnej numeracji faktur sprzedaży
Każdy użytkownik może mieć osobną numerację faktur sprzedaży:
-
- w opcji Numeracja dokumentów konfigurujemy ciąg numeracyjny faktur sprzedaży dla każdego użytkownika
- w ustawieniach punktu sprzedaży definiujemy tyle punktów sprzedaży ilu jest użytkowników; dla każdego POS przydzielamy odpowiedni ciąg numeracyjny faktur
- każdemu użytkownikowi przydzielamy odpowiedni POS
Uwagi
- Pole Prefix Numeracji jest niedostępne przy edycji; aby zmienić prefix numeracyjny należy wykasować dany ciąg i dopisać nowy.
- Program stosuje kilka numeracji dokumentów w dzienniku:
- numer ewidencyjny - tego numeru dotyczą powyższe ustawienia
- numer wewnętrzny - techniczny numer w programie, którego nie można zmienić
- numer dziennika - ciągła numeracja wszystkich dokumentów dziennika, która jest wprowadzana podczas operacji Zamykania Dziennika; tego numeru również nie można zmienić w programie
- format numeracji nie ma zastosowania w numeracji przekrojów; w wierszu Przekrój, w polu Wzór numeracji zapisany jest kolejny numer przekroju
- jeżeli numer ewidencyjny dokumentu zawiera segment miesięczny {MM}, wówczas numer dostosowuje się do daty dokumentu;
- jeżeli wzór numeracji zawiera znaki sterujące typu {MM}, lub {YY}, wtedy program nie pozwala na wpisywanie dowolnych numerów podczas wprowadzania dokumentów