Podstawy prawne archiwum elektronicznego
Zgodnie z prawem polskim dokument elektroniczny został zrównany z dokumentem papierowym w księgowości. Wynika to z dwóch kluczowych dokumentów prawnych:
- Ustawy o Rachunkowości (zwanej dalej UoR)
- Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (zwanym dalej Rozporządzeniem - Poz. 1428) oraz poprzednich rozporządzeń Ministra Finansów w tej sprawie.
Ponadto ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wchodzi w życie od dnia 1 stycznia 2014 roku i literalnie zrównuje fakturę papierową z elektroniczną (Art. 1, ust. 1b).
1. Przechowywanie dokumentacji księgowej
Wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej wynikają z Ustawy o Rachunkowości:
Art. 13, ust. 2 stanowi, że Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania” i dalej Art. 13, ust.3: „Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
Art. 72, ust.1 określa, że Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2.
Art. 71, ust.2, z kolei określa, że Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
2. Faktury elektroniczne
Przepisy dotyczące faktur elektronicznych obejmują 2 zagadnienia:
- przesyłanie faktur między kontrahentami w wersji elektronicznej
- przechowywanie (archiwizację) faktur elektronicznych
a. Przesyłanie faktur elektronicznych
Art. 1 ust. 8 rozporządzenia określa szczegółowe warunki przesyłania faktur elektronicznych. Podstawowym wnioskiem wynikającym z zapisów Rozporządzenia jest fakt, że faktury można przesyłać w postaci elektronicznej lub udostępniać nabywcy.
Jednocześnie, Art.1, ust. 9 określa, że należy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej. Powyższe podatnik musi zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
b. Przechowywanie faktur elektronicznych
Rozporządzenie dopuszcza możliwość przechowywania faktur elektronicznych poza terytorium kraju (Art.1 ust. 10). Istotne jest przy tym zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostępu on-line do faktur.
3. Linki do ustaw i rozporządzeń
Ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw: http://orka.sejm.gov.pl/opinie7.nsf/nazwa/805_u/$file/805_u.pdf
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług: http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/928313/Dz.U.+2012+poz.+1428.pdf