Faktury zaliczkowe, rozliczenie zaliczek
Program mKsiegowa.pl pozwala na pełne rozliczenie zaliczek wpłacanych przez klientów, zgodnie z najnowszymi przepisami dla faktur złotówkowych.
Niniejszy rozdział zawiera szczegółową instrukcję w jaki sposób przeprowadzić poprawną księgowo sprzedaż w sytuacji, gdy klient wpłaca jedną lub kilka zaliczek na rzecz dostawy towarów lub świadczonej usługi.
1. Faktura zaliczkowa
Przygotowanie do rozliczenia zaliczek wymaga dwóch rzeczy:
- sprawdzenia, czy w warunkach płatności jest zdefiniowana płatność typu Przedpłata
- ustawienia Konta Rozliczeń Międzyokresowych Sprzedaży w module Ustawienia -> Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej; na to konto będą księgowane faktury zaliczkowe.
2. Zamówienie sprzedaży/Faktura pro-forma
W celu przyjęcia płatności zaliczkowej musisz wystawić zamówienie lub fakturę pro-forma z warunkami płatności = Przedpłata. Zamówienia oraz Faktury pro-forma wystawia się jak w poniższym przykładzie:
Podczas wystawiania faktury pro-forma można określić minimalną kwotę do zapłaty. Zarejestrowanie płatności poniżej tej kwoty blokuje możliwość przygotowania dokumentu wydania towaru lub potwierdzenia usługi WZ.
3. Przyjęcie płatności zaliczkowej
Płatności za faktury pro-forma rejestruje się w module Sprzedaż lub Księgowość w opcji Płatności Klienta. Można również rejestrować płatności zaliczkowe poprzez Import wyciągów bankowych.
W poniższym przykładzie faktura pro-forma oczekuje na zapłatę, obok innych dokumentów sprzedaży.
Jeżeli płatność przekroczy minimalną kwotę do zapłaty, wówczas utworzenie dokumentu wydania towaru lub potwierdzenia usługi (WZ) będzie możliwe.
4. Wystawienie faktury zaliczkowej
Wystawianie faktur zaliczkowych dokumentujące przedpłaty dokonuje się w module Sprzedaż -> Fakturowanie przedpłat. Po wyszukaniu odpowiedniego zamówienia sprzedaży lub faktury pro-forma kliknij ikonkę po prawej stronie, w celu wystawienia faktury.
Faktury zaliczkowe są traktowane w programie tak samo, jak inne faktury. Można je wyszukiwać i ponownie drukować w opcji Przegląd transakcji klienta.
Uwagi:
- Sprzedaż zostanie zaksięgowana na Konto Rozliczeń Międzyokresowych Sprzedaży, które można określić w Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej.
- Jeżeli zaliczka (minimalna wpłata określona na zamówieniu) nie została zarejestrowana w programie, nie można wystawić faktury zaliczkowej (brak jest ikonki przy takim zamówieniu). W takim przypadku program pozwoli jedynie wystawić fakturę końcową, klikając ikonkę jak na poniższym przykładzie:
- ikonka pojawi się przy zamówieniu tylko wtedy, gdy nie ma żadnych nie zafakturowanych płatności za zamówienie/fakturę pro-forma.
- program wymusi podczas wystawiania faktury końcowej inną formę płatności niż Zaliczkowa.
5. Dokument WZ
Kolejnym krokiem może być utworzenie dokumentu WZ. Jeżeli kwota przyjętych wpłat przekroczyła minimalną zaliczkę określoną na fakturze pro-forma, wówczas można wykonać dokument WZ w opcji WZ do Zamówienia.
Dla wybranego klienta wyświetl wystawione zamówienia lub faktury pro-forma i kliknij ikonkę po prawej stronie:
Dokument WZ pełni dwojaką rolę:
- jeżeli zamówienie dotyczyło usług, dokument pełni rolę potwierdzenia wykonania usługi i jednocześnie następuje przeksięgowanie z Konta Rozliczeń Międzyokresowych Sprzedaży na konta przychodowe
- jeżeli zamówienie dotyczyło towarów lub produktów, dokument pełni dodatkowo rolę wydania z magazynu
6. Faktura końcowa
Możesz wystawić fakturę końcową rozliczającą ewentualne zaliczki. Fakturę końcową wystawisz, jeżeli suma otrzymanych zaliczek nie pokryła całkowitej wartości towarów lub usług określonych na zamówieniu.
W tym celu również skorzystaj z Fakturowanie przedpłat.
7. Wzór faktury VAT
Zamieściliśmy wzór faktur zaliczkowej i końcowej.